Es menschelt im Projekt?

Individuelle, aber auch strukturelle Unzulänglichkeiten können den gesamten Projekterfolg in Frage stellen. Eine kommunikationsstarke und empathische Projektleitung ist besonders im sozialen Miteinander der Beteiligten wichtig und notwendig – sie stellt Transparenz her und minimiert negative Auswirkungen von Kommunikationsmängeln.

Die Art und Weise wie ein Projekt verläuft entscheidet letztendlich über seinen Erfolg oder Misserfolg. Eng gesetzte Vorgaben erhöhen den Druck auf alle Beteiligte. Vor allem bei Großprojekten verkommt die Projektsteuerung oft zu einem gehetzten Abhaken der fälligen Zwischenergebnisse. Der Mensch bleibt dabei auf der Strecke.

Im Spannungsfeld Projekt

Die Projektsteuerung ist der Dreh- und Angelpunkt im Projektmanagement. Sie bedeutet Gewährleistung, Kontrolle und Veranlassung von durchzuführenden Projekten. Der Projektsteuerer kontrolliert und beeinflusst den Arbeitsablauf. Jeder der an einem Projekt beteiligt ist, ist der Projektsteuerung unterstellt. Der eine oder andere Projektleiter findet sich in einem riesengroßen Spannungsfeld wieder. Er ist nicht nur Organisator und Planer, sondern auch Moderator und Konfliktmanager. Die Leitung eines Teams ist anspruchsvoll und Probleme mit den Mitarbeitern können die Projektleitung erheblich belasten. Begleiterscheinungen, die solche Konflikte bewirken, verursachen oft unnötige Zeitverzögerungen und steigende Kosten, oder die Projekte scheitern komplett. David Krämer, Mitgeschäftsführer der Avistics GmbH und zurzeit als Projektleiter in einem Projekt am Flughafen-Frankfurt-Main eingebunden, bestätigt aus eigener Erfahrung: „Trotz optimaler Planung zeigt sich regelmäßig erst während der eigentlichen Durchführung eines Projekts, wie viele Hürden zu nehmen sind und wie risikoreich in jeglicher Hinsicht manch ein Projekt wirklich ist.“

Die Herausforderung Mensch

Es bedarf keiner großen soziologischen Kenntnis, um zu erkennen, dass der Faktor Mensch bei der Umsetzung von Projekten zu einer Herausforderung werden kann. Denn es ist gerade der Mensch, der in jedem Projekt im Mittelpunkt steht, blockierende Sachverhalte produziert und Grund des Scheiterns ist. David Krämer gibt zu bedenken: „Es wird in vielen Projekten einfach zu oft übersehen, dass erfolgreiches Projektmanagement nicht nur aus Zahlen und Fakten besteht.“ Der Mensch im Projekt ist eine wesentliche Komponente, die neben Zahlen und Fakten eine tragende Rolle spielt. Das ist ein Aspekt, der in jede Projektsteuerung miteinfließen sollte, stellt man den Anspruch ein Projekt erfolgreich, zügig und effektiv abzuschließen. Das Review-Meeting ist ein wichtiges Tool in diesem Zusammenhang.

Kreuzverhör im Review-Meeting

In regelmäßig stattfindenden Review-Meetings stehen die Teilprojektleiter dem Projektleiter Rede und Antwort. Häufig werden diese regelmäßig stattfindenden Meetings aber eher als Kreuzverhöre geführt, als dass es um die objektive und sachliche Auseinandersetzung mit gegebenen Problemstellungen geht. Es wird fast ausschließlich über Defizite gesprochen. Der Eindruck entsteht, dass positive Leistungen kaum wahrgenommen, geschweige denn gewürdigt werden. Diese Reviews bauen unnötig Leistungsdruck auf. Folgend ein Beispiel unter vielen, das beschreibt, wie der Einzelne versucht die Offenlegung eines Problems aus Angst vor Repressalien zu umgehen beziehungsweise hinauszuzögern. Jeder kennt das an sich selbst: Unter Angst vor Bloßstellung und Demütigung leidet unweigerlich die Ehrlichkeit in der Berichterstattung. Der Mensch ist so immer versucht die Situation positiv darzustellen, egal ob sie tatsächlich so positiv ist oder nicht. Solange man die noch so kleinste Chance sieht das Problem selbst zu lösen, neigt man dazu es zu beschönigen. Die Logik, die sich dahinter verbirgt ist ganz simpel: „Melde ich ein Problem, dann gibt es Ärger. Also versuche ich es doch lieber selbst irgendwie zu lösen. Sollte es mir nicht gelingen, dann kann ich es immer noch melden.“ Die Frage stellt sich: „Worin besteht der eigentliche Nutzen solcher Besprechungen und wie kann man ein Review zumindest weniger unangenehm und frustrierend gestalten?“ Diese Problematik bereits im Vorfeld zu erkennen und zu lösen ist eine ambitionierte Aufgabe der Projektleitung.

Hilfreiches Agieren tut not

Zum einen muss spätestens jetzt eine Intervention seitens des Projektleiters in der Sache weiterhelfen und er darf sie nicht blockieren. Er ist aufgefordert seinen Beitrag zur Behebung der aktuellen Schwierigkeiten zu leisten. Und zum anderen sollte das Eingreifen auf der zwischenmenschlichen Ebene von den Betroffenen als unterstützend erlebt werden und keinesfalls zu einer unnötigen Belastung führen. Dabei ist ganz und gar nicht das Einschlagen eines Schmusekurses gemeint, sondern der respektvolle Umgang miteinander. Die auszuübende Rolle, die Verantwortung und die Selbstachtung aller Beteiligten muss man nicht ohne Not beeinträchtigen.

Der Vollständigkeit halber sollte noch gesagt werden, dass ein Projektleiter dann gezielt handeln muss, wenn ein Projektmitarbeiter seine Leistung nicht bringt oder durch sein Verhalten die Zusammenarbeit stört.

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